19 жовтня у райдержадміністрації відбулось виїзне засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Волинської області, участь в якому взяли голова ЕПК Руслана Ярмолюк та працівники обласної архівної установи, керівник апарату РДА Сергій Романюк, начальниця архівного відділу райдержадміністрації Олена Дружук. До обговорення запросили представників установ, організацій та підприємств району, які відповідальні за діловодство та формування архівів.
В ході засідання детально обговорили порядок та умови подання документів на засідання ЕПК, форми складання описів архівних справ. Обласні спеціалісти надали практичні поради щодо формування архівів установ та підприємств, вказали на можливі недоліки, які зазвичай виявляють під час перевірок, дали відповіді на запитання учасників засідання, зокрема, щодо зберігання листування у паперовому вигляді, віднесення документів до категорій тимчасового і постійного зберігання. Окремо приділили увагу складанню номенклатури справ, яка, відповідно до нового законодавства, тепер оформлюється за рік, що минає та включає в себе конкретну кількість справ і їхніх томів.
Голова експертної комісії – начальниця архівного відділу РДА Олена Дружук прозвітувала про свою роботу за 9 місяців цього року. Завданнями ЕК архівного відділу, зазначила вона, є координація роботи з проведення експертизи цінності документів юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу. Документи, які надходять для розгляду на засідання ЕК архівного відділу, реєструються у відповідному журналі, Щодо документів, не внесених до національного архівного фонду, які потребують обов’язкової перевірки державними податковими органами чи ревізії держаудитслужби, юридичною особою надається довідка про здійснення і завершення таких перевірок, а також про порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах за вказаний період.
Здійснюючи експертизу цінності документів, експерти визначають якість і повноту номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ та відповідність їх переліку Типових документів, дотримання встановлених правил оформлення. А уже схвалений довідковий апарат ЕК архівного відділу разом із супровідним листом, витягом з протоколу і експертним висновком надаються на розгляд ЕПК Держархіву області.
Протягом 9 місяців року проведено 9 засідань ЕК, на яких розглядались та схвалювались описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберіганням, а також акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Загалом, було розглянуто документи, подані на розгляд ЕК 54-ох установ уже новоствореного Володимир-Волинського району. Якщо у цифровому вираженні, то варто зазначити, що розглянуто та схвалено описи справ постійного зберігання - 1327 од.зб, з кадрових питань - 266 од.зб., тривалого (понад 10 років) зберігання - 760 од.зб, справ тимчасового зберігання - 124 од.зб. На засіданнях ЕК було схвалено акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 5922 од.зб.
Протягом року надавалася практична і методична робота особам, відповідальним за збереження архівних документів та ведення діловодства в установах району з питань складання номенклатур справ, положень про ЕК, описів справ, роз’яснення з приводу умов зберігання архівних документів.
